¿Qué requisitos formales debe tener una nómina? ¿hay alguna forma obligatoria de entregarla?
Explicamos su contenido imprescindible y cómo se ha de entregar al trabajador. Plantillas de ejemplo rellenar e imprimir.
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El empresario está obligado a entregar al trabajador una nómina al pagar el salario
Actualizado: 11/03/2025
El Estatuto de los Trabajadores (art.29) indica la obligatoriedad de la entrega de una nómina al trabajador y sus requisitos:
” Art. 29 ET: La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo. El recibo de salarios se ajustará al modelo que apruebe el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan.”
Existe, por lo tanto, un modelo oficial, que podrá sustituirse por otro establecido en el convenio colectivo o acuerdo de empresa siempre y cuando cumpla los requisitos mínimos que se establecen en el modelo oficial.
Además, en la Ley General de la Seguridad Social se añade que en las nóminas, el empresario deberá indicar la cuantía total de la cotización a la Seguridad Social indicando la parte de la cotización que corresponde a la aportación del empresario y la parte correspondiente al trabajador. Esta es una modificación que se introdujo a partir del año 2015, ya que anteriormente en las nóminas no era obligatorio incluir la información de las cotizaciones que realizaba la empresa a la Seguridad Social.
El modelo oficial de nómina
La normativa que actualmente está vigente en cuanto al modelo oficial de nómina es la Orden ESS/2098/2014 que aprueba el modelo de recibo individual de salarios (nómina).
Como hemos visto, el cambio fundamental en las nómina que introdujo esta norma, es que debe de aparecer la cotización a la Seguridad Social que hace el empresario, que hasta ahora no venía reflejada. De esta forma se verá exactamente el coste total que supone a una empresa la contratación de un trabajador.
Plantillas para descargar el modelo oficial de nómina
En el anexo de la Orden ESS/2098/2014, aparece un modelo de nómina oficial, que se puede descargar en varios formatos:
- Modelo de nómina en Word (rellenable): Descargar en Word (aquí)
- Modelo de nómina, imagen ( BOE): Descargar jpg (aquí)
- Modelo de nómina, pdf en dos páginas (BOE): Descargar pdf (aquí)
- Modelo de nómina en pdf (una pagina): Descargar pdf (aquí)
Este cambio al nuevo modelo supondrá mayor transparencia en las nóminas, mayor información para el trabajador y también mayores posibilidades de control, ya que se podrá ver lo realmente cotizado por la empresa, y si se beneficia de alguna bonificación en la cotización.
Así se podrá comprobar por parte del trabajador si el empresario cumple con los requisitos de esa bonificación, ya que al final de la nómina vendrá un recuadro sobre “determinación de las bases de cotización a la seguridad social y conceptos de recaudación conjunta y de la base sujeta a retención del IRPF y aportación de la empresa”, donde vendrán indicados todos los datos de la cotización a cargo del empresario.
De este modo, se crea un modelo de nómina más homogéneo respecto a otros países europeos.
¿Y dónde se incluye el Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) y la cotización de solidaridad?
El Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) es un nuevo mecanismo de cotización se creó en la Ley 21/2021 (disposición final cuarta) con la finalidad de “preservar el equilibrio entre generaciones y fortalecer la sostenibilidad del sistema de la Seguridad Social en el largo plazo”.
El MEI implica una cotización adicional y progresiva que busca fortalecer el fondo de reserva de las pensiones. Esta cotización se distribuye entre empleadores y empleados y se incrementará progresivamente hasta alcanzar un 1,20% en 2050. Para el año 2025, las cuantías específicas son las siguientes:
Se aplica el tipo del 0,80 por ciento sobre la base de cotización por contingencias comunes y se distribuye de esta manera:
- MEI Empleador: 0,67% de la base de cotización.
- MEI Empleado: 0,13% de la base de cotización.
Estas cuantías están reguladas por el artículo 16 de la Orden PJC/178/2025, de 25 de febrero, y se aplican a todos los regímenes y situaciones de cotización por jubilación, con excepción de aquellos colectivos de trabajadores excluidos de cotizar por la contingencia de jubilación.
Por lo tanto, la normativa sobre el modelo oficial de nómina sigue siendo la Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre, por la que se modifica el anexo de la Orden de 27 de diciembre de 1994, por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salarios. El modelo de esta norma no se ha modificado y actualizado para incorporar el MEI, pero por las posteriores órdenes de cotización, es obligatorio incluir en la nómina el descuento del Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI).
¿Y la cotización adicional de solidaridad?
Lo mismo sucede con la cotización adicional de solidaridad que también ha de incluirse en las nóminas, para las rentas más altas.
¿Cómo se debe entregar la nómina? ¿es obligatorio firmarla?
Las nóminas se entregan haciéndolas coincidir con el fin de cada mes del año (meses naturales), de modo que si una empresa decide entregar un recibo justificativo de pago por periodos inferiores (una quincena o una semana, por ejemplo), el documento no será una nómina propiamente dicha, sino un anticipo a cuenta de la liquidación que habrá a final de mes.
El recibo (nómina), debe ser firmado por el trabajador al hacerle la entrega del duplicado y abonarse las cantidades. En la práctica más habitual, las cantidades no se entregan ya en efectivo, sino que se pagan por transferencia bancaria, de modo que ya no es obligatorio la firma del empleado, sino que la empresa tendrá constancia de que ha pagado la nómina gracias al documento de abono que le proporcionará la entidad bancaria con la que trabaje.
También ya es muy habitual que los trabajadores, sobre todo en empresas medianas y grandes, puedan descargar e imprimir su nómina a través de la intranet de la empresa, o que se le envíen por correo electrónico. Este tipo de notificaciones son perfectamente válidas y así lo ha aclarado recientemente el Tribunal Supremo.
El hecho de que un trabajador firme un recibo, reciba la nómina por internet o se la descargue y tenga el ingreso del salario en su cuenta bancaria no supone una aceptación de la nómina, de modo que aunque la haya firmado o cobrado, podrá reclamar su importe si considera que no es correcto.
La empresa tiene la obligación de conservar durante cuatro años tanto los recibos como los boletines de cotización de sus trabajadores.
Si no se cumple la obligación de entregar el documento de la nómina (sea en papel o electrónicamente), o lo que se entrega no tiene el contenido mínimo exigido por la ley, la empresa cometería una infracción leve.
Es una infracción grave de la empresa no indicar en la nómina la cantidad que realmente paga al trabajador y una infracción muy grave el impago o los retrasos reiterados en el pago de los salarios.
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La nómina y cómo entender sus conceptos
Referencias legales
¹ Artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores
² Artículo 142 Ley General de la Seguridad Social
³ Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre por la que se modifica el anexo de la Orden de 27 de diciembre de 1994, por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salarios.
Asesor jurídico. Graduado en Derecho. Especialidad Derecho laboral y de la Seguridad Social. Miembro de la Asociación Nacional de Laboralistas (ASNALA). Gestor Administrativo colegiado (ICOGAM)
y el MEI???
¿Y la cotización adicional de solidaridad??? Aprovechando su comentario, he actualizado el artículo con estos dos nuevos conceptos que como tal no aparecen en la normativa sobre el modelo de nómina oficial, pero que evidentemente hay que incluir en aquellos supuestos en los que es imperativo por ley.
Un saludo y gracias por la observación.
Te pueden descontar de la nómina superando por debajo del salario min.si el salario min es de 1080 te pueden descontar por error de ellos asta dejarte como salario 1069 euros. pagar a todos la pagar y dejar a otro aparte y cobrar más tarde
Respuesta de los moderadores
Hola Pedro. Tendríamos que ver la nómina en detalle, pero tenga en cuenta una cosa: los importes del Salario Mínimo, son siempre brutos. Es decir, luego se aplican las deducciones de desempleo, formación profesional, seguridad social a cargo del trabajador y en muchos casos, retenciones a cuenta del IRPF, con lo que es más que probable que haya muchos trabajadores que estén cobrando un sueldo neto por debajo del Salario Mínimo Interprofesional (1.134 euros al mes en 14 pagas en 2024).