Cómo enviar un escrito a la Administración desde Internet, un Registro o la oficina de Correos

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Te explicamos cómo presentar una comunicación por escrito a la Administración (SEPE, Seguridad Social, etc). En un Registro Público, por Internet o desde una oficina de Correos.

Cuatro formas de presentar un escrito a la Administración

Actualizado: 10/04/2021

Cuando se quiere reclamar ante la Administración, para que solucione una incidencia, reconozca un derecho o porque queremos recurrir contra una de sus decisiones, hay que hacer una comunicación formal por escrito.  Las quejas a través de los servicios de información telefónica o el envío de emails no tienen la fuerza legal de un escrito presentado oficialmente y no garantizan que la administración vaya a responder.

Hay varios modos en los que una persona puede presentar un escrito formal a las administraciones públicas.  Explicamos cada una de ellas:

 

1- Presentar el escrito siendo atendido en persona en el organismo correspondiente

El ciudadano puede acudir a la administración concreta que gestiona su asunto y desde allí, recibir información y si procede, presentar el escrito en el momento. Sin embargo, durante la situación actual de estado de alarma, con restricciones a la movilidad y limitaciones de aforo por el covid-19, está resultando complicado para muchas personas ser atendidas presencialmente en las oficinas de la Administración.  En la mayor parte de los casos es necesario solicitar cita previa, como sucede en el con el SEPE o el INSS y no siempre hay disponible.


 


 

Si una persona necesita presentar un escrito de forma oficial (por ejemplo para reclamar una prestación por desempleo o ERTE al SEPE, o reclamar contra una denegación del Ingreso Mínimo Vital o una incapacidad al INSS), y no puede ser atendido en persona, puede presentar ese escrito en un Registro Público.

 

2- Presentar el escrito a través de Internet (REDSARA)

Si el ciudadano tiene medio de identificación segura (certificado digital, clave o DNI electrónico), la primera alternativa recomendable es utilizar el Registro electrónico de la Administración, que está disponible en este enlace: (REDSARA, el Registro electrónico de la Administración).   Permite enviar documentos dejando constancia de quién lo presenta, en qué momento y el contenido de lo presentado.  Este mismo sistema es el que utilizan las gestorías y asesorías,  que también pueden enviar documentos en nombre de una persona.

Excepcionalmente, algunas administraciones han puesto en marcha un sistema especial durante la crisis del covid-19 para el envío de documentación desde Internet y sin certificado digital, como ha hecho la Seguridad Social con este formulario, pero lo habitual es que si se utiliza la comunicación online, hay que identificarse por motivos de seguridad.

 

3- Presentar el escrito de forma presencial en un Registro Público

Si usted no tiene medio de identificación digital, puede acudir en persona a un Registro Público para entregar allí su escrito.   Hay una red de Oficinas de Asistencia en Materia de Registro (OAMR), de tal forma que se puede presentar un escrito a una administración desde distintos organismos, ayuntamientos, comunidades autónomas, etc.

El directorio de oficinas de registro está disponible en este enlace:  Oficinas de Registro (OAMR).  En estas oficinas, se digitaliza el documento, se devuelve la copia al ciudadano y se le facilita el resguardo de haberlo presentado.


 


 

La propia oficina se encarga de enviar el documento electrónico al organismo correspondiente. Por ejemplo, se puede enviar un escrito al SEPE desde el Registro de un Ayuntamiento.

 

4- Enviar un correo administrativo desde las oficinas de Correos

Existe una cuarta forma de enviar un escrito a la Administración (SEPE, TGSS, INSS, Agencia Tributaria, etc) desde las oficinas de Correos que tiene la misma validez que si se hubiera presentado ante un Registro Oficial.   A esto se le llama envío de un “correo administrativo”.

Cómo enviar un correo administrativo paso a paso

  1. El escrito se puede enviar desde cualquiera de las más de 2.000 oficinas de Correos que existen en toda España.
  2. Hay que llevar a la oficina el escrito original y  una fotocopia completa del mismo.
  3. También hay que tener preparado un sobre abierto con el que se va a enviar a la Administración la comunicación.  En el sobre se indicará el nombre de la Administración a la que va dirigida la comunicación.  Por ejemplo, si es para reclamar una prestación del SEPE, irá dirigido a la Dirección Provincial del SEPE de la provincia correspondiente a la oficina de empleo.  O si es para un escrito sobre el Ingreso Mínimo vital, a la dirección provincial del INSS.    Las direcciones se pueden obtener en las páginas web de la administración.  Por ejemplo, en esta del SEPE, o esta de la Seguridad Social.
  4. Se entregará el documento al funcionario de Correos, que tras comprobar que la fotocopia y el original coinciden, pondrá el sello en ambas.  Se cerrará el sobre con el original dentro y al ciudadano se le entrega la fotocopia con el sello de correos indicando la fecha del envío. Además, se le entregará un resguardo de la presentación y pago del envío.
  5. Este servicio no es gratuito, tiene un coste que depende del número de páginas enviadas.

Este procedimiento está regulado en el artículo 31 del Reglamento de Correos, sobre los correos administrativos

Artículo 31. Admisión de solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos o entidades dirijan a los órganos de las Administraciones públicas.

“Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos o entidades dirijan a los órganos de las Administraciones públicas, a través del operador al que se le ha encomendado la prestación del servicio postal universal, se presentarán en sobre abierto, con objeto de que en la cabecera de la primera hoja del documento que se quiera enviar, se hagan constar, con claridad, el nombre de la oficina y la fecha, el lugar, la hora y minuto de su admisión. Estas circunstancias deberán figurar en el resguardo justificativo de su admisión. El remitente también podrá exigir que se hagan constar las circunstancias del envío, previa comparación de su identidad con el original, en la primera página de la copia, fotocopia u otro tipo de reproducción del documento principal que se quiera enviar, que deberá aportarse como forma de recibo que acredite la presentación de aquél ante el órgano administrativo competente.

Practicadas las diligencias indicadas, el propio remitente cerrará el sobre, y el empleado formalizará y entregará el resguardo de admisión, cuya matriz archivará en la oficina.

Los envíos aceptados por el operador al que se encomienda la prestación del servicio postal universal, siguiendo las formalidades previstas en este artículo, se considerarán debidamente presentados, a los efectos previstos en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en su normativa de desarrollo.”


 


 

 

Referencia legal sobre procedimiento administrativo en materia de comunicaciones con la Administración

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado y actualizado).

 

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