El nuevo sistema de registro de viajeros

El nuevo sistema obligatorio de registro de viajeros ha entrado en vigor, con fuertes críticas del sector.

El nuevo registro de viajeros

Actualizado: 16/12/2024
El 2 de diciembre de 2024 ha entrado en vigor el nuevo sistema de obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor.  La norma que lo regula es el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre.

Los titulares de actividades de hospedaje y de alquiler de vehículos están obligados a recoger y comunicar un conjunto muy amplio de datos de sus clientes

¿Qué tipo de hospedajes están obligados a llevar un registro de viajeros?

En la definición de actividades de hospedaje quedan incluidas las siguientes:

• Las llevadas a cabo por establecimientos comerciales abiertos al público integrados en este sector conforme a la normativa dictada por la administración competente. Se incluyen dentro de este concepto los hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes, establecimientos de turismo rural o análogos.
• Las realizadas por campings y zonas de estacionamiento de autocaravanas, cualquiera que sea su titularidad o régimen de uso, apartamentos, bungalows y otros alojamientos similares de carácter turístico.
• La actividad de las plataformas digitales dedicadas, a título oneroso o gratuito, a la intermediación en estas actividades a través de internet, presten o no el servicio subyacente objeto de mediación, siempre que ofrezcan servicios en España.
• Las de los operadores turísticos que presten servicios de intermediación entre las empresas dedicadas a la hospedería y los consumidores.

¿En qué consiste la obligación de registro?

Los sujetos obligados deberán llevar un registro informático, para tal registro el Ministerio del Interior ha habilitado la plataforma SES.HOSPEDAJES, así, de esta manera facilitar el registro documental y la documentación que deben de aportar.

La referida plataforma ya está operativa desde el 2 de enero de 2023, pero para familiarizarse con la utilización, así como para asegurar el correcto funcionamiento de la misma, se estableció un periodo de adaptación al nuevo entorno de 5 meses hasta el 2 de junio de 2023, si bien, este periodo de adaptación había sido ampliado hasta el 1 de octubre de 2024, que finalmente ha sido prorrogado hasta el pasado 2 de diciembre de 2024.

¿Por qué los empresarios de hostelería advierten del daño que causará en el sector este reglamento?

Los empresarios de hostelería consideran que el Real Decreto 933/2021 introduce un sistema excesivamente burocrático que:

1. Incrementará los costes de gestión. Los establecimientos tendrán que invertir en tecnología y personal para cumplir con estas obligaciones, lo que supone un coste significativo, especialmente para pequeños negocios  (casas rurales, pequeños hoteles y apartamentos turísticos), que carecen de recursos para gestionar estas exigencias de manera eficiente.
2. Dañará la privacidad y experiencia de los turistas. España podría ser percibida como un destino menos atractivo para turistas que desconfíen del manejo de sus datos personales o que quieran evitar la burocracia.  Además, los procesos adicionales, como la recopilación de datos y el registro detallado, generan incomodidad y posibles demoras en el check-in, afectando negativamente la experiencia turística.
3. Podría generar desventajas competitivas frente a otros destinos o modelos de alojamiento no regulados.

Advierten que estas medidas podrían afectar gravemente la competitividad del sector turístico español, uno de los pilares económicos del país. Piden al Gobierno que revise la normativa y establezca mecanismos más proporcionados que permitan garantizar la seguridad sin perjudicar el atractivo turístico y la sostenibilidad de las empresas.

¿Cuánto tiempo habrá que conservar los datos contenidos en el registro informático?

Hasta 3 años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada. De esta obligación de conservación de los datos y registro documental quedan exceptuados los sujetos obligados que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional.

¿Qué datos habrá que comunicar a las autoridades competentes?

Antes del  inicio de la actividad los establecimientos tanto profesionales como no profesionales deberán comunicar a las autoridades competentes los: datos de la empresa arrendadora. datos del establecimiento. La comunicación de los anteriores datos se deberá realizar antes del transcurso de 10 días desde el cumplimiento de los trámites administrativos exigibles para el desarrollo de la actividad, y en cualquier caso, con anterioridad al ejercicio efectivo de esta.

Luego, los sujetos obligados deberán transmitir a las autoridades competentes los datos relativos a los viajeros y a la transacción, como explicamos al final del artículo.

La comunicación de los datos relativos a viajeros y los datos de transacción se hará de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas respectivamente, a partir de los siguientes momentos: al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación o al  al inicio de los servicios contratados.

La comunicación de los citados datos se hará a través de procedimientos telemáticos, con excepción de los sujetos que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional, que podrán realizar las comunicaciones por medios no telemáticos.

Infracciones y sanciones

Se considerarán infracciones graves  no disponer de los registros documentales previstos en este real decreto,  la omisión de las comunicaciones obligatorias.
Las sanciones de las infracciones graves se sancionarán con multa de 30.001 a 600.0000 euros.

Se considerarán infracciones leves las siguientes: irregularidades o deficiencias en la cumplimentación de los registros, la realización de las comunicaciones obligatorias fuera del plazo establecido.
Las sanciones de las infracciones leves se sancionarán con multa de 100 a 600 euros.

¿Qué datos es obligatorio recoger en el parte de entrada a un hospedaje?

Datos a facilitar en el ejercicio de la actividad de hospedaje

En este caso hay que distinguir entre los siguientes supuestos: ejercicio profesional o no profesional de la actividad de hospedaje

I) Datos a facilitar en el supuesto de ejercicio profesional de la actividad.

1. Datos de la empresa arrendadora: a) Nombre o razón social del titular. b) CIF o NIF. c) Municipio. d) Provincia. e) Teléfono fijo y/o móvil. f) Dirección de correo electrónico. g) Web de la empresa. h) Url para identificar el anuncio.

2. Datos del establecimiento. a) Tipo de establecimiento. b) Denominación. c) Dirección completa. d) Código postal. e) Localidad y provincia.

3. Datos de los viajeros.  a) Nombre. b) Primer apellido. c) Segundo apellido. d) Sexo. e) Numero de documento de identidad. f) Número de soporte del documento. g) Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE). h) Nacionalidad. i) Fecha de nacimiento. j) Lugar de residencia habitual. – Dirección completa. – Localidad. -País. k) Teléfono fijo. l) Teléfono móvil. m) Correo electrónico. n) Número de viajeros. o) Relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de que alguno sea menor de edad).

4. Datos de la transacción. a) Datos del contrato. – Número de referencia. – Fecha. – Firmas.

5) Datos de la ejecución del contrato. – Fecha y hora de entrada. – Fecha y hora de salida.

6) Datos del inmueble.  Dirección completa. Número de habitaciones. Conexión a Internet (si/no).

d) Datos del pago. Tipo (efectivo, tarjeta de crédito, plataforma de pago, transferencia…). Identificación del medio de pago: tipo de tarjeta y número, IBAN cuenta bancaria, solución de pago por móvil, otros. Titular del medio de pago. Fecha de caducidad de la tarjeta. Fecha del pago.

II) Datos a facilitar en el supuesto de ejercicio no profesional.

1. Datos del titular del inmueble. a) Nombre. b) Primer apellido. c) Segundo apellido. d) Sexo. e) Numero de documento de identidad. f) Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE). g) Nacionalidad. h) Fecha de nacimiento. i) Teléfono fijo y/o móvil. j) Correo electrónico.

2. Datos del viajero. a) Nombre. b) Primer apellido. c) Segundo apellido. d) Sexo. e) Numero de documento de identidad. f) Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE). g) Nacionalidad. h) Fecha de nacimiento. i) Lugar de residencia habitual. – Dirección completa. j) Teléfono fijo. k) Teléfono móvil. l) Correo electrónico. m) Número de viajeros. n) Relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de que alguno sea menor de edad).

3. Datos de la transacción.  a) Datos del contrato. Número de referencia. Fecha. Firmas.  b) Datos de la ejecución del contrato. Fecha de y hora de entrada. Fecha y hora de salida. c) Datos del pago:  Tipo (efectivo, tarjeta de crédito, plataforma de pago, transferencia…). Identificación del medio de pago: tipo de tarjeta y número, IBAN cuenta bancaria, solución de pago por móvil, otros. Titular del medio de pago.  Fecha de caducidad de la tarjeta.  Fecha del pago.

Referencia legal

Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre