¿Qué gastos se puede deducir un autónomo en 2018?


 

 

La Ley de Reformas del Trabajo Autónomo ha introducido en 2018 algunos nuevos gastos deducibles. Los analizamos, junto con los que se mantienen de años anteriores sin cambio.

En materia de gastos deducibles, cuidado con los matices

 
El tema de los gastos deducibles es una de las cuestiones que más controversias, sanciones y litigios provoca entre la Agencia Tributaria y los trabajadores autónomos.  La ley facilita unos criterios que en muchos casos son matizables y que incluso necesitan ser interpretados por los Tribunales.

En numerosas ocasiones hemos comentado que uno de los mejores consejos que podemos dar al autónomo que comienza su actividad es que cuente con una asesoría especializada que le ayude a cumplir sus obligaciones contables y fiscales.  La cuota mensual se verá más que compensada si el asesor ayuda a evitar una sanción o aprovechar una deducción que desconocíamos.

   
 

En este artículo no pretendemos dar una lista exhaustiva y cerrada, sino una orientación general para que todo autónomo conozca la existencia de gastos deducibles que podrían aplicarse en su caso y pida más información al asesor o a la propia Agencia Tributaria. Todos los gastos que se comentan son deducibles respecto del IRPF.   El IVA se tratará en una guía aparte.
 


 

Lista de los principales gastos deducibles para el autónomo en el IRPF en 2018

 
La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, ha traído algunas novedades en cuanto a gastos deducibles este año, modificando la normativa del IRPF :

  • El autónomo que trabaje en su propia vivienda podrá deducirse una parte proporcional de los gastos de luz, agua, electricidad, teléfono e internet, en función de la superficie de la casa que declare afecta a su actividad profesional.  Esto se calcula con el porcentaje resultante de aplicar el 30 por ciento a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior.

    La Agencia Tributaria facilita un ejemplo: si la vivienda habitual de un contribuyente tiene 100 m² y el contribuyente afecta a la actividad económica que desarrolla 40 m² y los gastos anuales por suministros ascienden a 5.000 euros, e hacen estos cálculos. Proporción de la vivienda habitual afecta: 40 m² / 100 m² = 40%. Porcentaje de deducción = 30% x 40% = 12%. Gastos deducibles: 5.000 € x 12% = 600 €

  • Gastos de manutención hasta 26,67 euros al día, cuando es necesario comer fuera por motivos de trabajo. Para ello es requisito que el pago se haga de forma electrónica, para comprobar que el gasto se ha hecho en días laborales y en restaurantes o cafeterías y no en otro tipo de establecimientos. Solo se podrán deducir los gastos del propio autónomo, no de otras personas.
  • Primas de Seguros de enfermedad, tanto en la parte correspondiente a su propia cobertura del autónomo, como a la de su cónyuge e hijos menores de veinticinco años que convivan con él. El límite máximo de deducción será de 500 euros por cada una de las personas señaladas anteriormente, o bien 1.500 euros si son personas con discapacidad.

 

En el resto de gastos fiscalmente deducibles, se mantiene la regulación de años anteriores, según detalla la Agencia Tributaria.

  • Consumos de explotación.  Lógicamente el autónomo se puede deducir las compras de las mercancías y bienes de terceros que sean necesarios para su actividad profesional.
  • Sueldos y salarios.  Son las retribuciones a empleados que puedan estar trabajando para el autónomo.
  • Cuotas de la Seguridad Social. La propia cuota del autónomo es deducible, así como las cuotas a cargo de la empresa, si el autónomo tiene trabajadores.
  • Otros gastos del personal a su cargo.  Los gastos de formación de los empleados, sus seguros de accidentes, etc.
  • Arrendamientos y cánones por el alquiler de inmuebles (oficina, almacén, etc) y el pago de patentes, marcas, etc.
  • Reparaciones y conservación. Son los gastos de mantenimiento del inmovilizado que se utiliza para la actividad profesional.
  • Servicios de profesionales independientes; (honorarios de abogados, notarios, auditores, peritos, etc)
  • Otros servicios exteriores. Este es uno de los más frecuentes:  gastos de transportes, primas de seguros, servicios bancarios y similares, publicidad, propaganda y relaciones públicas, etc.
  • Otros conceptos fiscalmente deducibles. Este es un cajón de sastre para otros gastos como: compra de libros, suscripción de revistas profesionales y adquisición de instrumentos no amortizables. Gastos de asistencia a cursos, conferencias, congresos, etc.  Cuotas satisfechas por el empresario o profesional a corporaciones, cámaras y asociaciones empresariales legalmente constituidas, etc.  Como estos gastos son los que más se prestan a la revisión por parte de Hacienda, hay que tenerlos perfectamente documentados.
  • Tributos fiscalmente deducibles, como el IAE, IBI, etc.
  • Gastos financieros
  • Amortizaciones y provisiones.


 

Condiciones para que un gasto del autónomo sea deducible

 
Los gastos del listado anterior deben cumplir, además, una serie de “requisitos formales necesarios” para que puedan ser deducibles.
 


 

 
 

Para que un gasto sea fiscalmente deducible es necesario, además, que se haya devengado, esté contabilizado y se disponga de justificación adecuada (generalmente factura completa).

 

  1. Deben ser gastos relacionados con la actividad económica del autónomo y serlo de tal forma que se pueda demostrar ante Hacienda que son necesarios para el desarrollo de la actividad profesional.
  2. Los gastos siempre tienen que estar justificados documentalmente, mediante facturas, extractos del banco, recibos, etc.
  3. Es necesario que estos gastos estén registrados en  la contabilidad del autónomo, ya sea en la contabilidad tradicional o en los programas de software de contabilidad.
  4. Cada gastos debe imputarse al ejercicio económico que corresponda. 

 

Gastos que NO son deducibles en el IRPF del autónomo

 
Esta es una lista orientativa de algunos de los gastos que no se pueden deducir:

  • Las multas y sanciones penales y administrativas, los recargos de apremio y el recargo por presentación fuera de plazo de declaraciones de impuestos.
  • Los donativos y liberalidades.  No se consideran donativos y liberalidades los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores ni los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa, ni los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, ni los que se hallen correlacionados con los ingresos. No obstante, para poder deducirse estos gastos hay que tener en cuenta que están sujetos al límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo.
  • Las dotaciones a provisiones o fondos internos para la cobertura de contingencias idénticas o análogas a las que son objeto de los Planes de Pensiones.
  • Los gastos de servicios correspondientes a operaciones realizadas en paraísos fiscales, directa o indirectamente, con personas o entidades residentes en ellos, salvo prueba en contrario.

 

Referencias legales:
 
Ley 35/2006, de 28 de noviembre, , del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (texto consolidado y actualizado en el BOE)
Real Decreto 439/2007 de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (texto consolidado y actualizado en el BOE)

 

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Un artículo de la redacción de Loentiendo.com

la redacción de Loentiendo.comAbogados, Graduados Sociales y redactores especialistas en derecho laboral.



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